За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого : 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
• окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

902 683 просмотра

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Часто в служебных целях бывает необходимо направить сотрудника за границу. Существуют свои особенности для командировок в государства СНГ и страны ЕАЭС (Армению, Беларусь, Кыргызстан, Казахстан и др.). Работодатель должен понимать, какие документы нужно оформить для поездки в страну безвизового режима с Россией, знать ответы на прочие вопросы, например, какими будут при поездке в Казахстан или, если предстоит командировка по Беларуси, суточные.

Размер суточных для загранкомандировок

Любая поездка работника должна быть оформлена правильно, это предотвратит возможные претензии налоговых органов. В организации разрабатывают внутренний документ (положение, приказ), регламентирующий порядок оформления командировок. Он не обязателен, но удобен, если в нем подробно расписаны все особенности (например, размер суточных для разных стран и какие именно расходы компенсируются).

Суточные – это компенсация работнику расходов при проживании вне постоянного места жительства (ст.168 Трудового кодекса РФ). Организация вправе установить любой размер суточных. Однако, есть следующая тонкость - с сумм превышения установленных норм по Налоговому кодексу предприятие начислит:

НДФЛ (в общем случае 13%);

страховые взносы (в ПФР 22%, ФСС 2,9%, ФФОМС 5,1%).

Установленные законом нормы составляют (п. 3 ст.217, п.2 ст.422 НК РФ):

700 рублей для поездок по России;

2500 рублей для командировки за рубеж.

Российское законодательство постоянно меняется, но будут ли установлены новые необлагаемые суточные при командировке в Беларусь в 2019, нормы для командировок в другие зарубежные страны, пока неизвестно.

Компания может установить свой размер суточных для поездки в каждую страну. При однодневной зарубежной поездке суточные составляют 50 % от установленных сумм (п.19 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утв. Постановлением Правительства РФ 13.10.2008 № 749).

Пример

ООО «Полет» направило своего сотрудника Васильева А.П. в командировку в Казахстан. На предприятии утверждено Положение о командировках, в котором указано: «командировка в Казахстан - суточные (2019 год) установить в размере 3000 рублей за каждый день пребывания за рубежом». В Казахстане Васильев А.П. пробыл 2 дня.

При утверждении авансового отчета бухгалтер ООО «Полет» произвел следующие расчеты:

2 дня х 3000 = 6000 рублей - начислены суточные за дни пребывания в Казахстане,

2 дня х 2500 = 5000 рублей – установленная НК РФ норма для целей НДФЛ по суточным в загранкомандировках,

6000 – 5000 = 1000 рублей – сумма превышения фактических суточных над нормой,

1000 х 13 % = 130 рублей – начислен НДФЛ для удержания с Васильева А.П.,

1000 х 22 % = 200 рублей – начислены страхвзносы ПФР,

1000 х 2,9% = 29 рублей – начислены взносы ФСС,

1000 х 5,1% = 51 рубль – взносы ФФОМС.

Как рассчитать суточные для загранкомандировок в страны СНГ

Со странами СНГ у России заключены межправительственные соглашения о безвизовом режиме, при котором в загранпаспорт не вносится отметка о пересечении границы. Для правильного расчета суточных дата пересечения границы определяется по проездным билетам.

При расчете необходимо определить количество дней командировки всего, и сколько из них проведено на территории России, а сколько – за границей. Суточные по поездкам в СНГ считают по-особому (п.19 Положения № 749):

даты определяются по проездным документам;

день пересечения границы иностранного государства при въезде считается за день пребывания за рубежом;

день пересечения границы при выезде из чужой страны считается за день командировки в России.

Компания может установить свою методику расчета, но для целей включения суточных в расходы по налогу на прибыль стоит руководствоваться общим порядком.

Пример

ООО «Краски» г. Москва направило своего сотрудника Лотова М.А. в Беларусь в г. Минск. Он выехал из Москвы поездом 18.10.2018 г. в 22.55. Пересек границу и въехал на территорию Беларуси 19.10.2018. Обратно из Минска Лотов выехал 23.10.2018 г. в 08.00 часов, пересек границу и вернулся в Москву в 17.00 часов того же дня. В Положении о командировках ООО «Краски» указало, что при командировках в Беларусь размер суточных 2018 г. равен 2500,00 рублей, для российских поездок суточные – 700 рублей.

Начисляем суточные:

18.10.2018 – день в России,

19.10.2018 – день въезда (день пересечения границы) считается как день за рубежом,

21.10.2018 – 22.10.2018 – дни, проведенные за границей,

23.10.2018 – день выезда (день пересечения границы) считается как день в России.

Итого дней в командировке: 2 дня в России (18.10.2018, 23.10.2018), 3 дня за рубежом (19.10.2018, 21.10.2018, 22.10.2018).

2 дня х 700 рублей = 1400 рублей суточные по территории России,

3 дня х 2500 рублей =7500 рублей суточные по Беларуси.

Всего ООО «Краски» начислило суточных Лотову М.А.:

1400 + 7500 = 8900 рублей.

Для точного подсчета необходимо обращать внимание не только на даты отъезда-приезда, но и на даты/время пересечения границ.

При отсутствии билетов подтвердить даты могут другие документы – путевой лист ТС с чеками заправки по маршруту следования, счета из гостиниц и так далее (п.7 Положения № 749).

В какой валюте выдавать суточные

Организация вправе решить сама, выдаст она аванс на суточные в конвертируемой валюте, валюте страны направления либо в рублях по курсу на день отъезда. Если деньги были выданы в валюте, то после возвращения из командировки сотрудника и составления авансового отчета, суточные и расходы за рубежом в иностранной валюте пересчитываются по курсу Центробанка на дату утверждения авансового отчета (п. 7 и приложение к ПБУ 3/2006).

Пример

ООО «Ива» направило в командировку Карпова П.В. в Казахстан 10.01.2019. В день отъезда Карпову П.В. выдали аванс - суточные в командировке в Казахстан 2019 года в общей сумме 170 000 тенге. Вернувшись, Карпов составил авансовый отчет . Отчет утвержден руководителем 23.01.2019 г.

Курс тенге, установленный Центробанком, на 10.01.2019 - 17,80 руб. за 100 тенге; на 23.01.2019 г.- 18,00 руб. за 100 тенге.

Для учета суточных бухгалтер 10.01.2019 перевела выданный аванс в рубли:

курс: 100 тенге = 17,8 руб., 1 тенге = 0,178 руб.

170 000 х 0,178 = 30260 руб. – выдан аванс на командировку в пересчете на рубли.

На день утверждения авансового отчета 23.01.2019 бухгалтер пересчитала суточные по текущему курсу Центробанка:

аванс выданный в валюте 170 000 тенге, пересчитан на рубли по курсу 23.01.2019,

курс: 100 тенге = 18,0 руб., 1 тенге = 0,18 руб.

170 000 х 0,180 руб. = 30 600 руб. – размер аванса в рублях на дату утверждения отчета.

При этом образуется положительная курсовая разница в размере 340 руб. (30 600 – 30 260).

В связи с проведением деноминации скорректированы нормы возмещения расходов при служебных командировках по республике. Они представлены в новых деньгах и незначительно увеличены (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее - Постановление № 48)).

Так, с 1 июля 2016 года суточные за проживание вне места жительства (пребывания) при многодневных командировках составляют 7 руб. в сутки, а при однодневных командировках и командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии,- 3,50 руб. (ранее - 60 000 руб. и 30 000 руб. соответственно). Если работник не представит подлинные документы об оплате расходов по найму жилья, стоимость проживания будет возмещаться исходя из размера 2,50 руб. в сутки (ранее - 20 000 руб.) (п. 1 и 3 Постановления № 48, п. 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53).

Возникает вопрос: что делать с «переходящими» командировками, если работнику был выдан аванс исходя из норм расходов, действовавших в июне 2016 года, а прибывает он из командировки в июле? В этой ситуации суточные и расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов, которые приходятся на июль, нужно пересчитать с учетом новых размеров и деноминации. Рассмотрим расчет на примере.

Работник организации в соответствии с приказом нанимателя направлен в командировку в Витебск с 27 июня по 6 июля 2016 года. Ему выдан аванс на командировочные расходы в размере 600 000 руб. (суточные за 10 дней командировки (10 сут х 60 000 руб.)). Расходы на проезд и проживание оплачены в безналичном порядке.

Поскольку с 1 июля размер суточных изменился, суточные за дни командировки с 1 по 6 июля следует пересчитать. Выплаченные работнику в качестве аванса суточные за эти дни составляют 360 000 руб. (6 сут х 60 000 руб.), в деноминированных деньгах - 36 руб. (360 000 руб. / 10 000). Исходя из нового размера суточных размер возмещения за дни командировки, приходящиеся на июль, равен 42 руб. (6 сут х 7 руб.). То есть работнику необходимо доплатить за эти дни 6 руб. (42 - 36).

Таким образом, составляя в июле 2016 года авансовый отчет по «переходящим» командировкам, нужно учитывать не только изменение норм расходов, но и проведение деноминации. Правил для заполнения авансового отчета в этом случае нет. Поскольку он будет датирован июлем, его итоговые показатели следует выражать в деноминированных белорусских рублях. Но так как при «переходящих» командировках часть документов, подтверждающих произведенные расходы, может быть оформлена в старых деньгах, считаем, для удобства можно составлять отчет в неденоминированных денежных единицах с последующим пересчетом.

Кроме того, Постановлением № 48 внесен ряд уточнений редакционного характера. В частности, определено, что при служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, суточные выплачиваются в размере 3,50 руб., при условии что работник из таких командировок ежедневно возвращается к месту жительства. Если такой возможности нет, применяется норма суточных для многодневных командировок - 7 руб. Такой порядок действовал и ранее.

В основе величины командировочных расходов, осуществляемых на территории республики, лежат установленные Минфином Республики Беларусь нормы расходов (суточные, расходы на проживание, проезд). Изменится ли порядок их применения с учетом деноминации? Повлияет ли последнее событие на расчеты с подотчетными лицами? Предлагаем ознакомиться с рекомендациями автора по данной теме.

Как установлено Указом Президента Республики Беларусь от 04.11.2015 № 450 «О проведении деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь», с 1 июля 2016 г. проводится деноминация белорусского рубля путем замены денежных знаков образца 2000 г. на денежные знаки образца 2009 г. в соотношении 10 000:1.

Безусловно, деноминация касается и расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам. В первую очередь возникают вопросы именно по расчетам, связанным с командировками на территории Республики Беларусь. Что касается зарубежных командировок, то, как известно, нормы расходов по ним установлены в валюте и в большинстве своем расчеты производятся либо в валюте, либо в белорусских рублях в привязке к установленному официальному курсу Нацбанка Республики Беларусь.

В соответствии с пунктом 1 Разъяснений Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь по порядку расчета заработной платы работников, денежного довольствия военнослужащих, сотрудников, имеющих специальные звания, суворовцев, воспитанников воинских частей, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, установленных законодательством, в связи с проведением деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь (письмо от 15.03.2016 № 1-2-12/525) с 1 июля 2016 г. выплаты, установленные нормативными правовыми актами, в т.ч. локальными, в абсолютных (цифровых) размерах, подлежат уменьшению в 10 000 раз.

Обращаем внимание, что размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в республике Минфином. Именно это ведомство наделено правом устанавливать новые размеры возмещения расходов при служебных командировках. В настоящее время нормы возмещения командировочных расходов определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53.

Справочно: по имеющимся в редакции данным, Минфин готовит документ, устанавливающий новые нормы командировочных расходов с 1 июля 2016 г.

Их величина составит:

Проживание вне места жительства (суточные) - 7 руб.;

Проживание вне места жительства (суточные при однодневных командировках) - 3 руб. 50 коп.;

Оплата расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов - 2 руб. 50 коп.

Измененные размеры возмещения расходов при служебных командировках следует применять с 1 июля 2016 г.

Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь производят в порядке и размерах, установленных соответствующей инструкцией, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35.

Рассмотрим порядок расчетов по командировочным расходам, возникающим в организации в июне - июле 2016 г. (см. таблицу).

Пример. Командировка переходного периода июнь - июль 2016 г.

Согласно приказу нанимателя работник организации направляется в служебную командировку из г. Березы в г. Минск с 27 июня по 4 июля 2016 г. Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 2 670 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными подтверждающими расходы документами:

- проезд: г. Береза - г. Минск - 33 800 руб.; г. Минск - г. Береза - 3 руб. 38 коп.;

- проживание в гостинице - 160 руб. 32 коп. (в т.ч. НДС 20 %).

В данном случае авансовый отчет будет утвержден в деноминированной сумме, поскольку он составлен в июле 2016 г., т.е. после деноминации.

В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:

Д-т 71 - К-т 50 - 2 670 000 руб.
- отражена сумма выданного аванса на командировочные расходы (26.06.2016);

Д-т 26 и др. - К-т 71 - 192 руб. 36 коп. (52 + 6,76 + 160,32 - 26,72)
- включена в затраты сумма командировочных расходов;

Д-т 18 - К-т 71 - 26 руб. 72 коп. (160,32 × 20 / 120)
- отражена сумма «входного» НДС.

Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"

Помимо ТК данные отношения регулируются:

• Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115);
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»;
• постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18 «Об установлении форм расчета денежных средств на служебную командировку за границу и отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также рациональном и обоснованном их расходовании».

Шаг 1. Оформление задания на служебную командировку

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем. В задании должны содержаться сведения о(об):

• государстве, в которое направляется работник;
• цели командировки;
• времени нахождения за границей;
• плане встреч и переговоров;
• перечне вопросов, подлежащих решению или изучению;
• предмете договора (контракта), условиях поставки, форме и виде платежа (в случае отправления работника для заключения договора (контракта);
• форме письменного отчета по выполнению задания на командировку;
• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

Шаг 2. Получение согласия работника

Согласие работника оформляется при командировании более чем на 30 календарных дней. Во избежание трудовых споров лучше оформить согласие в письменной форме: проставить специальную запись под текстом приказа (распоряжения) с подписью работника или составить отдельный письменный документ о направлении в командировку с местом для проставления отметки о согласии или несогласии на предложение нанимателя.

Шаг 3. Оформление приказа о направлении в командировку

Приказ является основанием для расчетаи выплаты денежных средств командированным работникам.

Шаг 4. Оформление командировочного удостоверения

При направлении в командировку за границу командировочное удостоверение может не оформляться – факт пребывания в командировке будет подтверждаться приказом о командировании и другими документами (например, проездными документами, счетом за проживание).

Шаг 5. Выдача аванса командируемому работнику

Аванс выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда сотрудника в командировку на возмещение расходов:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;
• по найму жилья;
• по проживанию вне места жительства (суточные) – норма установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7;
• иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.

Кроме того, в случае предоставления оригиналов документов работнику возмещаются следующие расходы (п. 30 Инструкции № 115):

• по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек;
• по получению служебного паспорта, виз;
• по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
• по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах.

Справочно
Расходы, связанные с получением служебного паспорта и виз, нанимателем не возмещаются.

Шаг 6. Ознакомление работника

Работника следует ознакомить (форму ознакомления устанавливает наниматель):

• с расчетом на выданный аванс;
• c порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса;
• c ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Справочно
Форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу установлена приложением 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18.

Шаг 7. Предоставление работником отчетов

Нарушение уполномоченным должностным лицом установленных правил оформления командировки может повлечь привлечение его к дисциплинарной ответственности, а если нарушение также причинит вред работнику – ответственность по ч. 1 ст. 9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо – до 100 базовых величин).